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商务预约的邮件怎么写英语范文

时间:2017-07-31 09:44:16本文内容及图片来源于读者投稿,如有侵权请联系顺丰彩票平台 泽燕 我要投稿

  在与客户见面之前,我们总是需要先通过商务邮件的方式预约。接下来顺丰彩票小编为大家整理了商务预约的邮件怎么写,希望对你有帮助哦!

  商务预约的邮件:文体介绍

  人员出访,常常需要事先与要见面的人或公司进行预约。这类预约e-mail 较易写,只要做到清楚、简洁、礼貌就行。它一般包括下列内容:

  (1)请求约会并说明原因。

  (2)建议确切的约会时间和地点等。如果你的时间比较充裕,预约时可给出你可接受的时间由对方决定

  (3)请对方答复并进行确认。

  回复这类电子邮件可分为接受和拒绝两种。接受的内容一般有:表明来信收悉;表示接受;重述具体时间、地点等;表达希望会晤或感谢的心情。拒绝的内容一般包括:表明来信收悉;说明拒绝的原因;致歉。

  当要变更预约时,应说明变更的原因,同时致歉。

  商务预约的邮件:格式

  一、收件人

  1.确认传送讯息的对象,并将人数降至最低。

  2.传送电子讯息之前,确认收信对象是否正确,以免造成不必要的困扰。

  二、抄送

  1.在必要和确定的情况下,抄送给相应需要知道进展情况的人员。

  2.一般情况下不要给普通客户抄送。

  3.确认抄送讯息的对象,并将人数降至最低,以免造成不必要的困扰。

  三、主题

  电子邮件一定要注明主题,因为有许多网络使用者是以主题来决定是否继续详读信件的内容。此外,主题要明确、精练与内容相关,表达出对方需要了解的信息,而且可以区分对同一事物的不同信息。让人一望即知,以便对方快速了解与记忆。

  四、内容

  在线沟通讲求时效,所以电子邮件的内容力求简明扼要,并求沟通效益。一般信件所用的起头语、客套语、祝贺词等,在在线沟通时都可以省略。但称呼,正文,结束,落款/签名四点要尽量完整。

  1、称呼

  1)如果有收件人的姓名的话,可以让对方感觉更加友好。

  2)若知道对方的性别可以用:**先生、**小姐、**女士

  3)如果知道对方的身份可以用:**总经理、**经理、**董事长、×总、×董、×经理

  2、正文

  正文做到主题明确,语言流畅,内容简洁。在撰写正文时还应注意以下几点,以示礼貌和尊重,以免造成不必要的困扰。

  1)在撰写英文信函时,只对一两个词进行大写以示强调,全篇都用大写是不礼貌的。在撰写中文的时候,只对部分以示强调的词采用加粗等方式。

  2)不要在信件中发泄不满,应面对面的解决。

  3)回复信件时,有必要加上部分的原文,以方便对方了解回信内容。

  4)若摘录的原文很长,应先把回复内容放到前面,原文内容在后,

  5)在收件人明白其意时,才可使用俚语或缩写。

  6)如果有附件,应该在正文处说明附件的内容和用途;

  3、结束

  1)如果可提供好的选择,应在结尾处提出。

  如: 请您考虑,有任何需要咨询,请电话或EMAIL联系我.

  2)最好的结尾要着眼未来:

  如:希望我们能够达成合作

  3)结尾应显示诚恳:

  如:感谢您抽空洽谈

  4、落款/签名

  目前,有不少网民时常会因为自己的电子信箱中堆满了无数的无聊的电子邮件,甚至是陌生人的电子邮件而烦心不堪。对其进行处理,不仅会浪费自己的时间和精力,而且还有可能会耽搁自己的正事,鉴于此,在商务邮件中应该有落款/签名,以示身份。

  商务预约的邮件:实用范例

  (1)

  Subject: URGENT-Need to Change Appointment

  Dear Mr. Zhang,

  With regard to our appointment to visit your China’s factory on August 2, I regret that I must ask you to change the date to August 3 due to an unexpected matter that requires my personal attention.

  I’m awfully sorry for this last-minute request, but I hope you will be able to meet with me on August 3 at around 10:00 am. If you are not available, will you please let me know by E-mail asap?

  Hope this will not cause you too much inconvenience. Thank you.

  Best regards,

  James Black

  Director, Overseas Operations

  Washington Motors, Inc.

  主题:紧急-----请求变更约会

  秦爱的张先生:

  原定于8月2日访问贵公司中国工厂的行程,因有突发事件必须亲自处理,在此不得不恳请你将日期改至8月3日,实在抱歉。

  在最后一刻才提出这个要求,实在非常抱歉,但我希望你能在8月3日10点左右与我见面。 若有不便,请尽快以电子邮件告知。

  希望这不会带给你太大麻烦,谢谢。

  詹姆斯。布莱克

  海外部经理

  华盛顿汽车有限公司

  (2) subject: Request for an Appointment

  Dear Mr. Smith

  I am scheduled to visit the U.S. on business at the end of this month, and wish to call on you at your office on that occasion.

  I will be arriving in Washington on or around August 20 and staying there for about a week. It would be very much appreciated if you would kindly arrange to meet with me either on August 22 or 23, whichever is convenient for you. If neither is convenient, could you please suggest an alternative date by return E-mail.

  Thank you in advance for your kind cooperation. I am looking forward to meeting you in Washington soon!

  Sincerely yours,

  Li lei

  Guangzhou Trading Company

  主题: 请求约见

  亲爱的史密斯先生:

  我预定这个月底出差赴美,希望届时能到贵公司访问你。

  我预计在8月20日或其前后抵达华盛顿,大约停留1周。 若方便的话,望你能挤出时间在8月22或23日与我见面,我将十分感谢。假如这两天都不行,请以电子邮件回复并告知其他日期。

  先在此谢谢你的大力协助,期待不久在华盛顿与你见面!

  你真诚的

  李蕾

  广州贸易公司


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